適應新業務的三階段學習法

我曾經為了挑戰稅金相關的業務，主動申請了租稅審判院的職務。當時忽然調換職務，不但沒有相關的經歷，專業知識也相當有限，只覺得無所適從。其實這種茫然的感覺並不是第一次。在我完成研修院課程，被分配到國務調整室時，還有我服役期間授軍官階後，首次前往海軍本部服勤時，也都有相同的感覺。

當時一邊學習過去不曾聽過的詞語和陌生的團體文化，還得一邊推動業務，可以說嘗盡各種失敗和挫折。在職場上打滾過的職場人，肯定多多少少經歷過這種情況。運氣好的話，也許能遇上懂得帶人的前輩或職場上司，不過在實務中遇上循循善誘的貴人，機率微乎其微。多數情況得靠自己學習。

剛開始被分配到租稅審判院時，看著我的辦公桌上，滿滿是租稅法典、稅法與會計相關教科書、實務說明書、業務手冊、待辦案件資料等。所有書本堆疊起來，甚至高出我的身高。這時候該先從哪裡著手呢？以下我將介紹有助於適應新業務的三階段學習法。

第一步：掌握當下需要的知識

接到一項新的業務，我一般會先看業務手冊，這是為了大致掌握業務進行的情況。業務老手對手中工作嫻熟於心，一般不太讀業務手冊。但是業務手冊概括記錄了最全面的內容，剛接下新業務的人最好多加翻閱。如果沒有業務手冊，請參考業務相關規定或該部門過去收發的公文。翻閱業務規定或過去的公文，即可大致掌握自己未來將要承接的業務。

在翻閱相關資料時，必須一邊掌握自己需要什麼樣的知識來應對目前的業務。在租稅審判院中，當然是學習與稅法相關的知識。雖然會計知識也不可或缺，不過當務之急是稅法，所以我決定好好思考如何學習稅法。像這樣掌握好目前的學習需要何種知識後，再往第二步前進吧！

第二步：按照輕重緩急安排學習順序

在適應新的業務時，首先應先處理最急迫的業務，熟悉工作後便能減少嘗試錯誤。如果沒有安排好業務的優先順序，未來將可能發生自己無力承擔的問題。對業務越陌生，越難掌握業務的優先順序，所以最好先確認業務內容。

學習業務相關知識時，也要從業務相關度最高的開始，才能更游刃有餘地適應業務。我在租稅審判院工作時，會從分配到的案件中挑選出最迫切處理的案件。這些案件有些是申請人希望盡快處理，有些是不得不盡速處理的陳年案件。

因此，為了更有效率地處理這些案件，我會依照「急件、普通、慢件」的案件優先順序來分類業務，再找出執行每項業務必須的學習內容。一開始熟悉業務時，最好的辦法是蕭規曹隨。遇上不懂的地方，就從過去處理過的類似案件中學習。如果沒有前例可循，必須自行學習，業務手冊或各種教科書、實務說明書都能派上用場。

第三步：業務上所需的知識必須另外整理

在學習的同時，將有助於業務的資訊另外整理起來，未來必定有派上用場的時候。它可以是向上級報告時參考的資料，也可以在想不起來的時候輔助記憶。

我任職於經濟政策官室時，有一回從報紙上看見CDS（Credit Default Swap，信用違約交換）一詞，趁著週末把這個專有名詞另外整理下來。簡單來說，這是為了避免倒閉造成無法收回債券或借款的情況，所開發的一種保險。某天，局長忽然來到辦公室，正好問我關於信用違約交換的事，我便將學習時整理的內容寫成報告向局長說明。

像這樣從學習的內容中接觸到適合直接寫進報告的內容時，務必另外整理成一份文件。而接觸到有助於業務推動的內容時，也最好在說明書上或自己的筆記上標示清楚。只要一點一滴聚沙成塔，就能更快推進業務速度。比起漫無目的的學習，依據業務需要來學習，將有助於更快適應新的工作。

高效適應業務的三階段學習法

  1. 掌握當下需要的知識。

  2. 按照輕重緩急安排學習順序。

  3. 業務上所需的知識必須另外整理。